Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và những điều cần biết
Thứ tư - 13/11/2024 10:19
“Bản sao được chứng thực từ bản chính” là một loại giấy tờ khá quen thuộc, có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống hàng ngày. Loại giấy tờ này thường được sử dụng trong hồ sơ tuyển dụng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; khi thực hiện một số giao dịch tại ngân hàng và các tổ chức tín dụng; trong hồ sơ của học sinh, sinh viên; trong hồ sơ giải quyết các chế độ về lao động, tiền lương,..của người lao động; phát sinh trong một số giao dịch dân sự của cá nhân;…
Từ trước đến nay, chúng ta đã quen với việc sử dụng bản sao bằng bản giấy, mỗi khi cần bản sao người có yêu cầu sẽ phải sử dụng bản chính photo thành nhiều bản sao và đưa đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Tuỳ vào nhu cầu sử dụng, tức là cần nộp bao nhiêu hồ sơ hoặc thủ tục thì người có yêu cầu sẽ phải photo ra bấy nhiêu bản. Tức là mỗi lần đi làm, nếu chỉ photo một bản thì chỉ nộp được một lần cho một bộ hồ sơ, nếu photo năm bản sẽ sử dụng nộp cho năm bộ hồ sơ. Số lần sử dụng và số bộ hồ sơ có thể nộp là có giới hạn và phụ thuộc vào số lượng bản sao đã làm. Do vậy, mỗi khi hết số bản sao đã được chứng thực thì khi cần sử dụng chúng ta lại phải photo và đến cơ quan chứng thực để làm tiếp. Như vậy sẽ phải tốn thời gian đi lại, chờ đợi, chi phí photo, chi phí chứng thực. Ngược lại với cách sử dụng bản sao bằng bản giấy, bản sao điện tử có thể được tái sử dụng nhiều lần và giải quyết những vướng mắc trên.
Vậy thì chứng thực bản sao điện tử được thực hiện như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử thì “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ chứng thực bản sao điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính.
1. Thẩm quyền giải quyết chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là TTHC được thực hiện trên môi trường điện tử. Để chứng thực điện tử thì đối với tổ chức, doanh nghiệp cần có tài khoản được cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, với cá nhân sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử được cấp bởi Bộ Công an.
Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính sẽ do một trong các cơ quan sau thực hiện:
- Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
2. Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực điện tử
Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật. Đồng thời, tại điểm b Khoản 3 Điều 10 quy định như sau: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý.
Hơn nữa, để bảo đảm quyền lợi của tổ chức, cá nhân khi thực hiện DVC này, Nghị định 45/2020/NĐ-CP cũng quy định bản sao điện tử sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ được gửi vào kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp. Như vậy, theo quy định hiện hành thì bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng nhiều lần (nếu giấy tờ bản chính yêu cầu chứng thực còn giá trị sử dụng).
3. Một số trường hợp không chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Về bản chất của hoạt động chứng thực bản sao điện tử là thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính trên môi trường điện tử, vì vậy cũng được áp dụng các quy định khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Theo đó, một số loại giấy tờ sau sẽ không thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính:
- Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân..
- Thứ năm, Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Thứ sáu, các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Phí chứng thực bản sao điện tử:
Theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTP ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực thì phí chứng thực bản sao từ bản chính là: 2.000 VNĐ/trang, từ trang thứ 3 trở đi, phí là 1.000 VNĐ/trang. Tối đa không quá 200.000 VNĐ/bản chứng thực (Trang để tính thu phí là trang của bản gốc).
